10 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Kể từ khi Microsoft phát hành phiên bản 2016 của bộ Office lừng danh, đã có không ít sự chờ đợi và háo hức từ phía người dùng trung thành với bộ ứng dụng văn phòng này. Microsoft Office 2016 cung cấp cho người dùng một tầm nhìn hoàn toàn khác về công việc văn phòng và những chức năng tiện lợi. Những tính năng hoàn toàn mới sẽ giúp người dùng xử lý công việc nhanh gọn hơn so với các phiên bản cũ.

1. Làm việc theo thời gian thực

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Office 2016 cung cấp khả năng làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời với các đồng nghiệp của bạn trong các máy tính có cài bộ phần mềm Office 2016. Các đồng nghiệp của bạn có thể làm việc trên các tài liệu Word hay PowerPoint đã được lưu lại trên Sharepoint hoặc OneDrive mà không ghi đè các thay đổi của nhau.

2.Đơn giản hóa việc chia sẻ tài liệu

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Trong Office 2016, việc chia sẻ tài liệu trở nên đơn giản hơn. Bạn chỉ cần bấm chuột vào nút Share trên thanh công cụ Ribbon có sẵn trong Word, Excel, PowerPoint.

Nút Share này cho phép bạn chia sẻ một tài liệu cho các thành viên trong nhóm của bạn. Nó phục vụ như là một điểm truy cập duy nhất để xem xét cho ai truy cập, hoặc ai đang làm việc trên tài liệu của bạn. Tuy nhiên, điều này chỉ thực hiện được khi các tập tin được lưu trongSharePoint hoặc OneDrive.

3. Khả năng gửi các tập tin lớn bằng OneDrive

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Khả năng chia sẻ tập tin lớn bằng cách gửi một liên kết (link) URL tới bạn bè và đồng nghiệp là một tính năng mới lạ của Office 2016. Tập tin đính kèm vào hộp Mail Outlook sẽ được tự động chuyển đổi thành một liên kết và người nhận có thế bấm vào đó để tải về, nếu họ đã được đồng bộ với tài khoản OneDrive hoặc thư mục SharePoint. Người dùng cũng có thể tùy chọn, cho phép họ được chỉnh sửa, hoặc lựa chọn để đính kèm cáctập tin.

4.Khôi phục phiên làm việc trước đó

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Khi chỉnh sửa tài liệu, có thể bạn vô tình làm sai hoặc xóa một đoạn nội dung nhưng không nhận ra ngay.0ffice 2016 có thể giúp bạn khắc phục vấn đề này.

Đối với các file được lưu trên SharePoint và OneDrive cho danh nghiệp, Office 2016 cho phép bạn xem lại các phiên làm việc trước đó trực tiếp từ Word, Excel và cả PowerPoint.

Bạn chỉ việc bấm menu File>History là thấy danh sách tất cả các phiên làm việc trong cửa sổ History. Bạn bấm vào phiên bản muốn xem để tải về trong một cửa sổ riêng biệt.

Tính năng này cũng rất hữu ích khi bạn cần xem lại những dự thảo trước đó của tài liệu khi chỉnh sửa một tập tin, hay cộng tác với người khác.

5.Tra cứu thông minh

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Tra cứu thông minh là một tính năng mới cho phép bạn làm nổi bật một từ và chọn Smart Lookup từ trình đơn khi bấm nút chuột phải, để tìm hiểu một số thông tin liên quan mà không phải rời khỏi ứng dụng soạn thảo văn phòng của bạn. Hoặc bạn dùng nó để tìm kiếm định nghĩa của một từ mới. Kết quả là Bing – Powered sẽ được tải vào cửa sổ Insights trong màn hình soạn thảo của bạn.

6. Hỗ trợ cho nhóm Office 365 trong Outlook

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Một tính năng mới được gọi là Group in Outlook 2016 đã được Microsoft lặng lẽ thêm vào bộ ứng dụng văn phòng Office 2016. Tính năng này ít được Microsoft đề cập đến. Tuy nhiên công cụ mới này cung cấp một tính năng tốt hơn để người dùng xóa bỏ danh sách phân phối truyền thống hoặc chuỗi email lộn xộn trong nhóm và dự án nhóm, cả trong công việc hay ở nhà. Về cơ bản, bạn có thể tạo một nhóm mới hoặc bạn bè tham gia, với mỗi nhóm có hộp thư đến, lịch riêng của mình.

7. Các loại biểu đồ mới

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Trước đây, có thể bạn cảm thấy những biểu đồ trong Office là nhàm chán thì giờ đây Microsoft đã thêm vào một loạt các dạng biểu đồ mới để giúp chúng ta làm việc tốt hơn khi hình dung dữ liệu tài chính hoặc phân cấp.

Các biểu đồ mới trong Word, Excel và PowerPoint được chia theo nhóm Treemap, Waterfall, Pareto, Histogram, Box, Whisker và Sunburst. Bạn bấm vào các liên kết để xem trước hình dạng của chúng cũng như cách sử dụng.

8. Dự báo One-Lick

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Ninja Excel được đánh giá cao trong việc tạo ra một dự báo từ dữ liệu có sẵn. Khả năng mới này được nhúng vào trong các bảng xếp hạng tính năng của Excel để nó dễ dàng lấy được những dự báo nhanh chóng chỉ với một cú bấm chuột. Microsoft cho biết, tính năng này sử dụng dựa trên thuật toán Exponential Smoothing (ETS) để đưa ra dữ liệu đáng tín cậy.

9.Tích hợp Skype

9 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Microft đã khéo léo mang Skype lên Office 2016. Người dùng có thể nhảy vào một cuộc gọi từ Skype ngay trong cửa sổ làm việc Word hay Excel. Các tính năng khác trong Skype như Instant Messaging (IM), các cuộc gọi thoại hoặc video cũng như chia sẻ màn hình, cũng cung cấp ngay mà không cần thoát ra khỏi công việc hiện tại.

10. Xuyên suốt nền tảng, xuyên suốt thiết bị

10 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ

Người dùng có thể dễ dàng di chuyển từ thiết bị này sang thiết bị khác mà không bỏ lỡ bất cứ điều gì. Chẳng hạn, bạn có thể xem, chỉnh sửa tài liệu Office trên máy tính Windows, trên máy tính bảng Android hay Apple.

Vỏ THÂN TÌNH vothantinh@gmail.com
Nguồn: Lam bạn với máy tính
10 điếm mạnh trong Microsoft Office 2016 không nên bỏ lỡ